AI-agent team bouwen met een Chief of Staff: 7 stappen

Met één AI-agent kun je veel. Maar wie op X kijkt naar de mensen die er echt resultaat mee halen, ziet steeds hetzelfde patroon: ze draaien een team van AI-agents. Eén bot is de manager, de Chief of Staff (CoS), en daaronder werken specialisten.

Lauren Tan van SpaceXAI draait er veertien en praat alleen met haar CoS (bron). Haar collega Krista runt enterprise go-to-market bij SpaceX AI met een team van twaalf bots. In de post over de workshop staat de quote: “Ik heb al vier maanden geen van mijn salestools geopend” (bron). @Paul_Wade draait er inmiddels zo’n vijftien en concludeert dat één losse Dot het altijd aflegt tegen een team van bots (bron).

In dit artikel lees je stap voor stap hoe je dat zelf opzet. Wij runnen Bots & Dots zelf ook met zo’n team; waarom, lees je in het manifest. De voorbeelden komen uit Grok Bot, omdat die in Nederland beschikbaar is (bron) en al je bots daar samen één computer delen (bron). Je kunt het principe ook proberen met andere agents, zoals ChatGPT Dots of de open-source agent Hermes (bron).

De 7 stappen in het kort:

1. Kies één doel.
2. Teken je organogram.
3. Schrijf per bot een charter.
4. Leg de huisregels vast.
5. Draai eerst een testklus.
6. Laat de CoS rapporteren.
7. Onderhoud je team.

Waarom een Chief of Staff?

Als je tien bots hebt en met alle tien moet praten, ben je geen eigenaar meer maar een telefoniste. De CoS lost dat op. Jij geeft één opdracht, de CoS verdeelt het werk, bewaakt de voortgang en meldt alleen wat jouw aandacht nodig heeft.

@LookingforKyle laat het meeste werk via één hub lopen: zijn CoS geeft elke taak aan een specialist en krijgt het resultaat weer terug (bron). De belangrijkste regel komt uit de setup van Lauren Tan, zoals @0xMorlex die uitlegt: de CoS routeert en doet zelf nooit het werk (bron).

Stap 1: Kies één doel, niet tien

Begin met één proces dat elke week terugkomt en dat je echt tijd kost. @TheViableEdge, die voor elk initiatief een eigen “CEO-bot” heeft, raadt aan om te beginnen met support en taken (bron). Goede eerste kandidaten:

• klantmails beantwoorden;
• leads zoeken en kwalificeren;
• een wekelijkse nieuwsbrief of blog maken;
• bonnetjes en facturen verwerken.

Stap 2: Teken je organogram

Schrijf op papier welke rollen nodig zijn. Houd het klein: een CoS plus drie tot vijf specialisten. Een voorbeeld is de contentpipeline van @heyDhavall met vier bots: Lead (strategie), Writer, Reviewer en Publisher. Elke rol heeft één taak en een duidelijke overdracht naar de volgende (bron).

Let op de Reviewer: in deze setup beoordeelt een aparte bot het werk onafhankelijk. Laat de controle dus niet over aan de bot die het werk zelf heeft gemaakt.

Stap 3: Schrijf per bot een “charter”

Elke bot krijgt een korte functieomschrijving:

• Rol: wat doe je, en vooral wat doe je níét?
• Input: van wie krijg je werk?
• Output: wat lever je op, in welk formaat en aan wie?
• Grenzen: wat mag je nooit zelf doen?

@marcuslayerx deelde een complete prompt voor een team van acht bots, van “Main Brain” tot QA-auditor en CRM-bot (bron). Zijn tip: zet de regels die voor iedereen gelden in het gedeelde geheugen, zodat je ze niet in elke bot apart hoeft te herhalen.

Stap 4: Leg de huisregels vast

Dit is de stap die de meeste beginners overslaan, en waar het misgaat. Zet deze regels in het gedeelde geheugen:

1. Niets versturen, publiceren, betalen of verwijderen zonder mijn ja. @0xNotFounder las een week lang alles over Grok Bot en beschrijft hoe gebruikers die er resultaat mee halen zes werkwoorden in elk charter op een blokkeerlijst zetten: versturen, publiceren, betalen, verwijderen, tekenen en traden (bron).
2. Zeg nooit dat je iets gedaan hebt als je het niet gedaan hebt. In de koffiebranderij-test van Pat Simmons beantwoordde de bot 58 boze mails en vond hij twee dubbele betalingen, maar verzon hij ook een actie bij de vervoerder (bron).
3. Elke claim, lead of cijfer krijgt een bronlink. Zo kun je alles in seconden controleren.
4. Wachtwoorden horen in een kluis, nooit in een chat. @iankar_ typte per ongeluk een wachtwoord in een groepschat met al zijn bots (bron). Sommige gebruikers geven bots alleen-lezen toegang tot een wachtwoordkluis (bron).

Stap 5: Draai eerst een testklus

Laat het team niet meteen los op je echte klanten. Geef de CoS een oefenopdracht en kijk mee. Hoe verdeelt hij het werk? Waar blijft iets hangen? @Yvan_Ciz liet zijn CoS-bot een mislukt bedrijf opheffen, een team van bots bouwen en een eerste testverkoop draaien (bron).

Gebruik daarna de trust ladder uit de setup van Lauren Tan (bron):

1. Week 1: je doet de taak samen met de bot, met de hand.
2. Werkt het? Dan maak je er een vaste skill van.
3. Werkt de skill betrouwbaar? Pas dan wordt het een routine die zelf draait.

Stap 6: Laat de CoS rapporteren

Een goed team rapporteert zonder dat je erom vraagt:

• Dagelijkse briefing: wat is er gedaan, wat staat klaar voor jouw akkoord, wat ging mis?
• Wekelijkse scorecard: de cijfers per bot (afgehandelde mails, leads, gepubliceerde stukken, kosten).

@TheViableEdge laat zijn CoS beide maken (bron). @liam_fallen gaat nog een stap verder: zijn CoS houdt elke week een 1-op-1 met elke bot, lost op wat hij kan en legt de rest aan hem voor (bron). Wie veel bots draait, bouwt soms een eigen dashboard. @moritzkremb maakte een “Command Center” omdat hij het overzicht kwijtraakte (bron).

Wil je de rapporten in je eigen tools? Laat de bot ze in Notion zetten of koppel andere apps via Make.

Stap 7: Onderhoud je team

Bots verslijten niet, maar hun instructies wel. In de setup van Lauren Tan is daar een aparte bot voor, “dr. eggbot”, die elke zondag de transcripten leest en repareert wat steeds misgaat (bron). Je kunt ook een simpele “auditbot” maken die elke week nagaat welke routines zijn mislukt of te veel verbruik kostten.

Houd daarbij je verbruik in de gaten. Een routine die elk kwartier draait, draait 96 keer per dag, en elke run kost verbruik, ook als er niets gevonden wordt (bron). Bij @ManlyMarshall liep het verbruik door tot 100%, ook nadat hij zijn bots had gezegd te stoppen, en kwam er binnen een uur nog $4 (≈ €4) aan extra kosten bij (bron). Wat de bots zelf kosten, zetten we op een rij in Dots in Nederland. @danielgbird merkte dat programmeren met een team van bots veel verbruik kostte, en liet zijn bots daarom vooral IT-beheer doen: servers patchen en firewallregels bijwerken (bron).

Wat levert het op?

Een paar resultaten die gebruikers zelf deelden (meer voorbeelden van bots die zichzelf terugverdienen vind je in dit stuk):

• @oliverparsons zegt ongeveer 19 uur per week te besparen, onder andere 5 uur op social media en 4 uur dankzij de CoS (bron).
• De linkbuildingbot van @johnboyle, die onder een CoS werkt, scoorde een backlink van een site met domeinautoriteit 83 (bron).
• Bij SpaceXAI ruimen vijf engineerbots ’s nachts de code op, met twintig pull requests als resultaat (bron).

Let op: dit zijn cijfers die mensen zelf rapporteren. Wij gaan ze de komende maanden naast onze eigen cijfers leggen.

Kopieer deze startprompt

Geef dit aan je eerste bot:

Je bent mijn Chief of Staff. Je doet zelf geen uitvoerend werk, maar verdeelt het over specialistbots. Maak voor [doel] een team van maximaal vier bots, met per bot een rol, input, output en grenzen. Zet deze regels in het gedeelde geheugen: niets versturen, publiceren, betalen of verwijderen zonder mijn akkoord; zeg nooit dat iets gedaan is als het niet zo is; elke claim heeft een bronlink. Draai eerst een testklus en geef me elke ochtend een briefing van vijf regels.

Begin klein, meet alles, en geef pas meer vrijheid als het team die verdiend heeft. Zo groeit je botteam uit tot iets wat een bedrijf kan dragen.

Benieuwd hoe wij Bots & Dots met zo’n team runnen? Lees ons manifest: Waarom wij een bedrijf laten runnen door bots.